Мы разработали рекламную стратегию и визуальный образ, запустили диджитал-кампанию и внедрили инструменты управления проектом. В отличие от предыдущих выставок, где подрядчики работали разрозненно, на «Я, Энди Уорхол» перед нами стояла задача обкатать системную работу в едином пространстве и едином информационном поле.

Наша команда проводила аудит процессов, общалась с ключевыми сотрудниками, составляла проекты в Асана (Asana) и объединяла их в портфель выставки. Это позволило на реальных задачах обучить команды взаимодействию в онлайн-среде: сотрудники начали видеть дедлайны не как источник стресса, а как понятные ориентиры для работы.

В итоге коммуникация стала прозрачной, задачи синхронизированными, а проект управляемым.

Создание и открытие любой масштабной выставки всегда начинается с длительного и тяжелого подготовительного этапа: формирование коллекции, создание планировки выставки, дизайна выставки, проработка рекламной стратегии, подготовка графических материалов для рекламы, разработка сайта и многое другое.

Работа над предыдущими выставками организатора велась в разных средах, многочисленных чатах и таблицах, а файлы хранились на разных дисковых хранилищах. Поиск необходимой информации зачастую занимал слишком много времени и отвлекал от рабочего процесса.

В этот раз работа над выставкой велась в едином пространстве — системе управления проектами Асана (Asana). Наша команда создала и настроила большой портфель выставки, внутри которого расположились все задачи, отсортированные по проектам. Каждый проект был вверен ответственным за него членам команды, следившим за ходом его выполнения и сроками реализации. Сотрудники компании-организатора получили доступ к тем проектам, которые касались их зоны ответственности, а руководитель компании получил доступ ко всему портфелю и мог отслеживать прогресс в реальном времени, добавляя комментарии и корректируя установки.

Первым из созданных и настроенных нами в Асана (Asana) стал проект «упаковки» выставки. В него вошли все задачи, имеющие отношение к разработке визуальной концепции, дизайнерских и рекламных решений для выставки. Создание общей концепции и элементов дизайна было разбито на отдельные задачи к каждой из которых прикреплялись все графические материалы, предназначенные для дальнейшего использования. Дизайн-систему выставки мы разместили в базе данных, а ссылки на отдельные элементы разместили в описании задач, чтобы при необходимости их можно было без труда найти и скачать в один клик.

Медиапланирование, настройка и ведение рекламной кампании также управлялись и контролировались в системе управления проектами. Процессы создания и согласования рекламных материалов были распределены по отдельным задачам, что позволило ускорить производство сложных баннеров и видеороликов.

При помощи цифровых инструментов специалисты диджитал-отдела могли быстро найти любые графические материалы для рекламы, исходные файлы, тексты и другую необходимую информацию. В системе управления проектами же хранилась и все данные, необходимые для доступа к сервисам, используемых для проведения рекламной кампании.

Работа над социальными сетями выставки на всех этапах велась в системе управления проектами: от создания стратегии и визуальной концепции до формирования и выполнения контент-плана. В проекте продвижения были настроены специальные секции, поля и правила. Каждый пост в соцсетях выделялся в отдельную задачу, и на разных этапах создания, она перемещалась из одной секции в другую: идея, производство, подбор изображения, согласование, планировщик и публикация. Удобная организованная доска позволила облегчить процесс создания контента и планирования. Все участники команды и директор выставки по связям с общественностью имели постоянный доступ к проекту, могли предлагать актуальные идеи и корректировать календарь публикаций.

Для публикации новостей и анонсов также был создан отдельный проект. В нем задачи создавались сами — через специальную форму для приема новостей, и идеи по обновлению информации на сайте. Например, если в один из дней на выставке менялся график работы, администратор заполняла форму для публикации новости на сайте и в системе управления проектами появлялась соответствующая задача. Контент-редактор сайта получал уведомление о новой задаче и приступал к работе над публикацией. Работа в таком формате позволила систематизировать обновление сайта и вдвое ускорить этот процесс.

амоЦРМ (amoCRM) стала незаменимым инструментом для работы с обращениями посетителей выставки и другими важными процессами.

Для коммуникации с посетителями использовалось несколько каналов коммуникации: телефон, электронная почта, социальные сети и чат-бот. Программа стала единым окном коммуникации для административных сотрудников выставки: им больше не приходилось постоянно получать множество уведомлений от разных приложений или вручную проверять личные сообщения и почту — все сообщения из различных источников поступали в единое окно.

Перед открытием выставки наша команда занялась внедрением телефонии: подключением, настройкой и интеграцией с амоЦРМ (amoCRM). Для информирования посетителей выставки мы разработали логику голосового меню и записали приветственные сообщения. В системе сохранялись контакты всех звонивших на номер выставки и велась история общения. Посетители часто звонили, когда по каким-то причинам не получали электронный билет на почту или хотели вернуть деньги за билет, потому что не успевали на выставку. В систему заносилась информация о заказе звонившего в билетной системе и при повторном звонке администратору не приходилось искать данные покупателя и восстанавливать историю общения с ним.

Для общения с пользователями социальных сетей мы настроили интеграцию системы с популярными на тот момент социальными сетями. Все сообщения поступали в единую ленту, а каждому пользователю присваивалась отдельная карточка контакта.

Для упрощения работы администраторов и повышения их производительности мы внедрили большое количество шаблонов с быстрыми ответами на различные вопросы. Шаблоны составлялись, исходя из опыта работы над прошлыми выставками.

Ежедневно по всем каналам коммуникации к администрации выставки поступало в среднем 150 вопросов. На 90% из них можно было ответить, используя заготовленные шаблоны через систему управления продажами. Их применение сократило загрузку сотрудников на несколько часов в день.

Посетителям выставки был доступен бесплатный аудиогид, который размещался на специальной онлайн-платформе для выставок и музеев. Мы разработали чат-бот, к которому обращались посетители и получали ссылку для скачивания на выбор в один из мессенджеров. Данные из чат-бота поступали в систему и позволяли вести статистику обращений и взаимодействовать с аудиторией.

Помимо чат-бота контактные данные аудитории собирались в систему продаж из билетной системы, из обращений через социальные сети, электронную почту и входящие звонки. Мы создавали обезличенный массив контактных данных, который затем использовала диджитал-команда для создания специальных сегментов в рекламных системах «Яндекс.Директ» и зарубежном аналоге — это позволяло находить похожую аудиторию и показывать ей рекламу. Конверсия по рекламе, созданной с использованием данных из системы управления продажами, превышала показатели остальных рекламных кампаний.

Для пресс-службы выставки мы создали отдельную воронку, куда поступали заявки на аккредитацию от представителей СМИ и блогеров. Они заполняли специальную форму на сайте выставки, где указывали все необходимые данные. Все заявки можно было отсортировать по типу СМИ и другим параметрам, важным для учета работы пресс-службы. Прежде все заявки поступали на почту, были заполнены в произвольной форме и зачастую терялись.

Перед открытием выставки мы провели обучение сотрудников, которым предстояло работать с системой. Показали принципы работы с воронками, шаблонами ответов и другими компонентами системы. Для того, чтобы персоналу выставки было проще освоить систему мы сняли небольшое обучающее видео, в котором понятным языком рассказали об основах работы в ней.

База стала одним из незаменимых инструментов при подготовке к выставке и после ее открытия. Все без исключения экспонаты — как уже представленные на выставке, так и те, которые ещё только предполагалось включить в экспозицию — были внесены в базу данных. В карточку каждого экспоната (одним кликом при необходимости трансформировавшуюся в строку таблички) были добавлены все служебные данные и изображения. Это позволяло работавшей над выставкой команде в любой момент быстро находить важную информацию в любом формате и значительно сократило время и трудозатраты сотрудников. До этого им, как и другим, приходилось пользоваться разрозненными таблицами, искать информацию в почте и чатах.

С помощью базы арта полностью преобразился и упростился процесс создания выставочных этикеток — висящих рядом с экспонатами пояснительных карточек, содержащих название работы, информацию об авторе, размерах и т. п. С этой базой активно работали дизайнер, переводчик, редактор, сотрудники занимавшиеся развеской экспонатов и команда, работавшая над созданием аудиогида.

Кроме неё была создана и база стендов со всеми текстами и изображениями, которую также использовали в работе дизайнер и редактор, но уже при непосредственном участии команды, отвечавшей за застройку выставки.